Miten Pienen Yhdistyksen Toiminnantarkastus Tehdään

✅ Pienen yhdistyksen toiminnantarkastus varmistaa läpinäkyvyyden ja luotettavuuden, suojaten yhdistyksen mainetta ja jäsenten etua.

Pienen yhdistyksen toiminnantarkastus tehdään yleensä yhdistyksen sääntöjen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Toiminnantarkastuksen tarkoituksena on varmistaa, että yhdistyksen toiminta on lainmukaista, talousasiat ovat kunnossa ja että hallinto on hoidettu asianmukaisesti. Pienessä yhdistyksessä toiminnantarkastus voidaan toteuttaa myös yksinkertaisemmin kuin suuremmissa yhdistyksissä, mutta sen tulee silti olla kattava ja luotettava.

Tässä artikkelissa käymme läpi toiminnantarkastuksen prosessin vaihe vaiheelta, erityisesti pienten yhdistysten näkökulmasta. Selitämme, kuka voi toimia toiminnantarkastajana, mitä dokumentteja tarkastetaan, sekä annamme käytännön vinkkejä onnistuneen tarkastuksen tekemiseen. Lisäksi käsittelemme eroja toiminnantarkastajan ja tilintarkastajan välillä, sekä toteamme, milloin tilintarkastus on pakollinen.

Miten Pienen Yhdistyksen Toiminnantarkastus Käytännössä Toteutetaan?

Pienen yhdistyksen toiminnantarkastus alkaa yleensä tarkastajan valinnalla yhdistyksen kokouksessa. Usein toiminnantarkastajana toimii yhdistyksen jäsenistä valittu henkilö, jolla ei ole esteitä tarkastustehtävään. Tarkastuskohteina ovat yhdistyksen hallituksen toimintakertomus, tilinpäätös ja kirjanpito sekä muut yhdistyksen kokoukselle laaditut asiakirjat.

Toiminnantarkastajan tehtävät

• Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastus: Varmistaa, että yhdistyksen talous on hoidettu lainmukaisesti ja oikein.
• Toimintakertomuksen läpikäynti: Tarkastetaan, että toimintakertomus vastaa todellista toimintaa ja sisältää olennaiset tiedot.
• Hallinnon tarkastus: Selvitetään, että hallituksen ja muiden toimielinten päätökset on tehty sääntöjen mukaisesti.
• Raportointi: Laaditaan tarkastuskertomus, joka esitetään yhdistyksen kokouksessa hyväksyttäväksi.

Dokumentit, jotka tulee tarkastaa

1. Tilinpäätös ja tilinpäätöksen liitetiedot
2. Kirjanpitoaineisto (kuitit, tositteet, tilikirjat)
3. Toimintakertomus
4. Pöytäkirjat hallituksen ja yhdistyksen kokouksista
5. Mahdolliset sopimukset ja muut talouteen vaikuttavat asiakirjat

Kuka voi toimia pienen yhdistyksen toiminnantarkastajana?

Yleensä toiminnantarkastajana voi toimia yhdistyksen jäsen, jolla ei ole läheistä suhdetta yhdistyksen hallitukseen, jotta tarkastus on puolueetonta. Tarkastus ei vaadi virallista tilintarkastajankoulutusta, toisin kuin tilintarkastus, joka on pakollinen suuremmissa yhdistyksissä tai silloin, kun yhdistyksen toiminta täyttää tietyt vaatimukset.

Milloin tilintarkastus on pakollinen?

Tilintarkastus on pakollinen, jos yhdistyksen viimeisen kahden peräkkäisen tilikauden aikana täyttyy vähintään kaksi seuraavista ehdoista:

• Yhdistyksen liikevaihto on yli 200 000 euroa
• Taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
• Yhdistyksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Jos yhdistys ei täytä näitä kriteerejä, riittää toiminnantarkastus, joka on kevyt ja käytännöllinen tapa varmistaa yhdistyksen toiminnan laillisuus ja talouden hallinta.

Vinkkejä onnistuneeseen toiminnantarkastukseen

• Valmistaudu hyvin: Pyydä yhdistyksen hallitukselta kaikki tarvittavat asiakirjat hyvissä ajoin ennen tarkastusta.
• Kysy tarvittaessa apua: Jos kirjanpito tai talousasiat ovat epäselviä, voit konsultoida esimerkiksi tilitoimistoa tai taloushallinnon ammattilaista.
• Pidä tarkastus objektiivisena: Vältä henkilökohtaisia sidoksia, jotka voisivat vaikuttaa tarkastuksen tuloksiin.
• Kirjaa havaintosi selkeästi: Laadi tarkastuskertomus, jossa esität selkeästi sekä mahdolliset huomautukset että myönteiset havainnot.

Toiminnantarkastajan vastuulliset tehtävät ja raportoinnin sisältö

Toiminnantarkastajan rooli pienessä yhdistyksessä on keskeinen yhdistyksen talouden ja toiminnan läpinäkyvyyden varmistamisessa. Hän toimii riippumattomana tarkkailijana, jonka tehtävänä on arvioida yhdistyksen toimintaa sen sääntöjen, lakien ja hyvän hallintotavan mukaisesti.

Toiminnantarkastajan tärkeimmät tehtävät

• Talousarvion ja tilinpäätöksen tarkastus – Tarkastaja varmistaa, että yhdistyksen varainhoito on hoidettu huolellisesti ja että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta.
• Toiminnan laillisuuden ja sääntöjenmukaisuuden arviointi – Seuraamalla, että yhdistyksen toiminta noudattaa voimassa olevia sääntöjä ja päätöksiä.
• Raportointi yhdistyksen kokoukselle – Toiminnantarkastaja laatii selkeän ja kattavan raportin, joka esitetään vuosikokouksessa. Raportissa tuodaan esille havaintonsa ja mahdolliset kehitysehdotukset.
• Mahdollisten epäkohtien ja riskien havaitseminen – Tarkastaja kiinnittää huomiota erityisesti varojen käyttöön, sopimuksiin ja muihin taloudellisiin toimiin, jotka voivat aiheuttaa riskejä yhdistykselle.

Raportoinnin sisältö ja rakenne

Toiminnantarkastajan raportti on keskeinen dokumentti, joka vaikuttaa yhdistyksen jäsenten luottamukseen ja päätöksentekoon. Sen sisältö voidaan jäsentää esimerkiksi seuraavasti:

1. Johdanto – Lyhyt esittely toiminnantarkastajan tehtävästä ja tarkastuksen kohteista.
2. Tarkastuksen laajuus ja menetelmät – Kuvaus siitä, miten tarkastus on tehty, esimerkiksi mitä asiakirjoja on tarkastettu ja ketä haastateltu.
3. Tarkastuksen tulokset – Keskeiset havainnot, kuten taloudenhoidon asianmukaisuus, sääntöjen noudattaminen ja mahdolliset puutteet.
4. Johtopäätökset ja suositukset – Esitys siitä, onko toiminta ollut moitteetonta vai onko parannettavaa, sekä tarvittaessa ehdotukset kehittämistoimista.

Esimerkki raportin keskeisistä havainnoista

Hyvä käytäntö on, että toiminnantarkastaja pitää kirjaa tarkastusprosessista ja dokumentoi kaikki merkittävät havainnot. Tämä auttaa raportoinnin laatimisessa ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden suunnittelussa.

Käytännön vinkkejä toiminnantarkastajalle

• Valmistaudu hyvin – Tutustu yhdistyksen sääntöihin ja aikaisempiin tilinpäätöksiin ennen varsinaista tarkastusta.
• Käytä tarkistuslistoja – Lista varmistaa, ettei mikään tärkeä asia jää huomiotta.
• Ole avoin ja rakentava – Raportoi myös myönteisistä asioista ja tarjoa selkeitä parannusehdotuksia.
• Säilytä huolellisesti kaikki dokumentit – Ne voivat olla tarpeen myöhemmissä tarkastuksissa tai mahdollisissa riitatilanteissa.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mikä on pienen yhdistyksen toiminnantarkastus?

Toiminnantarkastus on prosessi, jossa tarkastetaan yhdistyksen toiminnan ja talouden laillisuus, asianmukaisuus ja tarkoituksenmukaisuus.

Kuka voi tehdä toiminnantarkastuksen pienessä yhdistyksessä?

Usein yhdistyksen vuosikokous valitsee toiminnantarkastajan, joka voi olla jäsen tai ulkopuolinen henkilö, jolla on tarvittava pätevyys.

Milloin toiminnantarkastus pitää tehdä?

Toiminnantarkastus tehdään yleensä vuosittain yhdistyksen tilikauden päättyessä ennen vuosikokousta.

Mitä toiminnantarkastuksessa tarkastetaan?

Toiminnantarkastuksessa tarkastetaan kirjanpito, tilinpäätös, hallinnon lainmukaisuus ja hallituksen toiminnan asianmukaisuus.

Mitä eroa on toiminnantarkastuksella ja tilintarkastuksella?

Tilintarkastus on laajempi ja vaatii usein auktorisoitua tilintarkastajaa, kun taas toiminnantarkastus on kevyempi ja sopii pienille yhdistyksille.

Toivomme, että tämä opas auttaa sinua ymmärtämään, miten pienen yhdistyksen toiminnantarkastus tehdään. Jätäthän kommenttisi alle ja muista tutustua myös muihin artikkeleihimme verkkosivustollamme – sieltä löydät lisää hyödyllisiä vinkkejä yhdistystoimintaan!