Miten GDPR vaikuttaa työntekijän henkilötietojen käsittelyyn

✅ GDPR suojaa työntekijän yksityisyyttä, rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja velvoittaa työnantajan huolellisuuteen tietoturvassa.

GDPR eli yleinen tietosuoja-asetus vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn tarjoamalla selkeät säännöt ja velvoitteet työnantajille henkilötietojen suojaamiseksi ja asianmukaiseksi käsittelemiseksi. Työnantajan on varmistettava, että henkilötietojen käsittely tapahtuu lainmukaisesti, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi, minkä lisäksi työntekijöiden tietosuojaa on kunnioitettava kaikissa työelämän vaiheissa.

Tässä artikkelissa käsittelemme yksityiskohtaisesti, mitä GDPR tarkoittaa työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn näkökulmasta. Selvitämme, mitkä tiedot kuuluvat henkilötietoihin, millä perusteilla niitä saa käsitellä, mitä työnantajan on otettava huomioon rekrytoinnissa, työsuhteen aikana ja työsuhteen päättyessä, sekä miten työntekijöiden oikeuksia suojellaan. Lisäksi annamme käytännön vinkkejä ja suosituksia GDPR:n noudattamisesta työpaikalla.

GDPR:n merkitys työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä

GDPR asettaa tiukat vaatimukset sille, miten henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa, käyttää ja poistaa. Työnantajalla on oikeus käsitellä henkilötietoja vain, jos siihen on selkeä oikeusperuste, kuten työntekijän suostumus, sopimus tai lakisääteinen velvoite. Työntekijöiden tietoja saa käsitellä vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista työsuhteen hoitamiseksi.

Työntekijöiden henkilötiedot – mitä ne ovat?

• Perustiedot: nimi, osoite, henkilötunnus, yhteystiedot.
• Palkan- ja työsuhdetiedot: palkkatiedot, verotiedot, työsuhteen ehdot.
• Terveystiedot: työkykyyn liittyvät tiedot, lääkärintodistukset (erityisen suojattuja).
• Suoritus- ja käyttäytymistiedot: arvioinnit, poissaolot, kurinpitotoimet.

Työnantajan velvollisuudet GDPR:n mukaan

1. Läpinäkyvyys: työntekijöitä on informoitava selkeästi, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään.
2. Rekisteröidyn oikeudet: työntekijällä on oikeus tarkastaa omat tietonsa, vaatia korjausta tai tietojen poistamista, sekä asettaa käsittelylle rajoituksia.
3. Tietojen minimointi: kerättävien ja käsiteltävien tietojen tulee rajoittua vain olennaiseen.
4. Tietoturva: henkilötiedot on suojattava vahvoin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
5. Käsittelyperusteet: työnantajan on dokumentoitava, mihin oikeusperusteeseen tietojen käsittely perustuu.

GDPR käytännössä: vinkkejä työnantajille

• Laadi selkeät tietosuojaselosteet työpaikalle ja varmista, että työntekijät ovat ne saaneet.
• Pidä henkilötietorekisterit ajan tasalla ja rajoita niiden käyttö vain tarvittaviin tahoihin.
• Kouluta esihenkilöitä ja henkilöstöä tietosuoja-asioissa ja GDPR:n noudattamisessa.
• Varmista, että kolmannet osapuolet, jotka käsittelevät työntekijöiden tietoja, noudattavat GDPR-vaatimuksia.
• Dokumentoi kaikki henkilötietojen käsittelytoimet ja arvioi säännöllisesti tietoturvakäytäntöjä.

Työnantajan velvollisuudet henkilötietojen suojaamisessa käytännössä

GDPR:n myötä työnantajille on asetettu selkeät velvollisuudet työntekijöiden henkilötietojen suojaamiseksi. Näiden velvoitteiden tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, läpinäkyvästi ja turvallisesti, huomioiden työntekijöiden yksityisyydensuoja.

1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Työnantajan tulee aina perustella henkilötietojen käsittely yhdellä GDPR:n määrittelemällä oikeusperusteella. Yleisimmin käytössä ovat:

• Sopimus – työntekijän työsuhteen edellyttämä henkilötietojen käsittely, kuten palkanmaksu.
• Oikeutettu etu – esimerkiksi työajan seuranta tai työturvallisuuden varmistaminen.
• Suostumus – erityistä tietoa, kuten terveysdataa käsiteltäessä, jos ei ole muuta oikeusperustetta.

Työnantajan on tärkeää dokumentoida ja viestiä selkeästi nämä oikeusperusteet työntekijöille.

2. Selkeä tiedottaminen ja läpinäkyvyys

Työntekijöillä on oikeus tietää, mitä tietoja heistä kerätään, miksi, millä perusteella ja kuinka kauan tietoja säilytetään. Tämä onnistuu parhaiten kattavalla tietosuojaselosteella ja avoimella viestinnällä.

• Tietosuojaselosteessa tulee mainita mm. rekisterinpitäjä, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste.
• Työntekijöille on annettava ohjeet heidän oikeuksistaan, kuten tiedonsaanti- ja oikaisuoikeudesta.

3. Henkilötietojen minimointi ja tarkoitussidonnaisuus

Työnantajan velvollisuus on käsitellä vain tarpeellisia tietoja suhteessa määriteltyyn tarkoitukseen. Esimerkiksi:

• Työhön liittyvät tiedot, kuten työsopimus, verokortti ja yhteystiedot.
• Ei tarvitse kerätä esimerkiksi työntekijän perhetilaa tai yksityisiä harrastuksia, ellei se ole perusteltua.

Minimoinnin periaate auttaa vähentämään tietoturvariskejä ja tukee työntekijöiden yksityisyyttä.

4. Turvallisuus ja tekniset toimenpiteet

GDPR korostaa henkilötietojen turvallisuutta. Työnantajan on toteutettava riittävät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet estääkseen tietovuodot ja väärinkäytökset.

• Salasanat ja käyttöoikeuksien hallinta ovat peruskeinoja.
• Säännölliset tietoturvakoulutukset ja työntekijöiden ohjeistus ehkäisevät inhimillisiä virheitä.
• Tietojen salaaminen ja varmuuskopiointi kuuluvat hyviin käytäntöihin.

5. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen

Työnantajan tulee laatia selkeät säilytysaikataulut henkilötiedoille ja poistaa tiedot, kun niitä ei enää tarvita.

Tietojen turha säilyttäminen lisää riskiä GDPR-rikkomuksista ja voi johtaa sakkoihin.

6. Rekisteröidyn oikeuksien huomioiminen

Työntekijöillä on oikeus esimerkiksi:

1. Tiedonsaanti – saada kopio omista tiedoistaan.
2. Oikaisu – korjata virheelliset tiedot.
3. Poistaminen – tietyissä tilanteissa voi pyytää tietojen poistamista.
4. Käsittelyn rajoittaminen tai vastustaminen.

Työnantajan on varmistettava prosessit näiden pyyntöjen käsittelemiseksi tehokkaasti ja lainmukaisesti.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mitä GDPR tarkoittaa työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä?

GDPR eli yleinen tietosuoja-asetus asettaa tiukat säännöt henkilötietojen käsittelylle, mukaan lukien työntekijöiden tiedot. Organisaation on varmistettava tietojen lainmukainen, oikeudenmukainen ja läpinäkyvä käsittely.

Mitä henkilötietoja työnantaja saa käsitellä?

Työnantaja saa käsitellä vain välttämättömiä henkilötietoja, kuten yhteystiedot, työsuhteen ehdot ja verotiedot. Herkkiä tietoja, kuten terveystietoja, saa käsitellä vain erityisillä perusteilla.

Milloin työntekijälle tulee antaa tietoa tietojen käsittelystä?

Työntekijälle on annettava selkeät tiedot henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteessa heti tietojen keräyksen yhteydessä tai viimeistään kohtuullisessa ajassa sen jälkeen.

Miten työntekijän oikeuksia suojataan GDPR:n mukaisesti?

Työntekijällä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, vaatia virheellisten tietojen korjaamista sekä tarvittaessa tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Mitä seurauksia GDPR:n rikkomisesta voi olla työnantajalle?

GDPR-rikkomuksista voi seurata huomattavia rahallisia sanktioita, mainehaittoja sekä oikeudellisia seuraamuksia. Työnantajan on osoitettava noudattavansa tietosuoja-asetusta.

Haluamme kuulla myös sinun kokemuksistasi ja mielipiteistäsi GDPR:n vaikutuksista työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä. Jätä kommenttisi alle ja muista tarkistaa myös muut verkkosivustomme artikkelit, jotka voivat tarjota hyödyllistä tietoa tietosuojasta ja työelämästä!