Miten Skannattu Allekirjoitus Voidaan Käyttää Laillisesti

✅ Skannattu allekirjoitus on laillinen, kun sen aitous ja eheys voidaan todentaa luotettavasti, esimerkiksi digitaalisella varmennuksella.

Skannatun allekirjoituksen käyttö laillisesti on mahdollista, kun allekirjoituksen käyttö ja vastaanottajan suostumus ovat selkeästi sovittuja ja kun se täyttää tietyt lain asettamat ehdot. Skannattu allekirjoitus tarkoittaa paperille tehdyn allekirjoituksen digitointia, jolloin se voidaan liittää sähköisiin dokumentteihin. Tällaisilla allekirjoituksilla on Suomessa ja EU:ssa rajattua oikeudellista voimaa, mutta ne voivat toimia hyväksyttynä todisteena sopimuksen solmimisesta, kun osapuolet ovat sopineet niiden käytöstä tai kun dokumentti ei vaadi virallista sähköistä allekirjoitusta.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten skannattua allekirjoitusta voidaan käyttää laillisesti, mitkä ovat sen käyttöön liittyvät riskit ja miten varmistaa, että skannattua allekirjoitusta käytetään asianmukaisesti. Lisäksi käsittelemme vaihtoehtoisia sähköisen allekirjoituksen muotoja ja annamme vinkkejä, miten yritykset ja yksityishenkilöt voivat hyödyntää skannattuja allekirjoituksia turvallisesti ja lainmukaisesti.

Skannatun allekirjoituksen oikeudellinen asema Suomessa

Suomessa skannattu allekirjoitus ei automaattisesti ole yhtä sitova kuin allekirjoitus, joka on tehty sähköisesti vahvistetulla tavalla, kuten sähköisellä henkilökortilla tai muulla vahvalla tunnistautumisella. Kuitenkin, jos osapuolet ovat sopineet skannatun allekirjoituksen hyväksymisestä, se voi toimia sopimuksen vahvistuksena. Tämä perustuu yleiseen sopimusoikeuteen, jossa tahdonilmaisu ja osapuolten yhteisymmärrys ratkaisevat.

Milloin skannattua allekirjoitusta voidaan käyttää?

• Kun sopimuskumppanit ovat sopineet skannatun allekirjoituksen käytöstä.
• Kun dokumentti ei vaadi lakisääteisesti sähköistä allekirjoitusta (esim. virallinen asiakirja).
• Kun allekirjoitus liitetään todisteeksi esimerkiksi sähköpostiviestissä.
• Kun on olemassa muita todisteita, jotka tukevat sopimuksen olemassaoloa ja osapuolten tahtoa.

Riskit ja haasteet skannatun allekirjoituksen käytössä

Skannatun allekirjoituksen suurin riski on sen väärentäminen. Koska skannattu allekirjoitus on vain kuva tiedostosta, se voidaan helposti kopioida ja liittää muihin dokumentteihin ilman allekirjoittajan suostumusta. Tämä tekee skannatusta allekirjoituksesta heikomman turvatasoltaan verrattuna sähköisiin vahvistettuihin allekirjoituksiin.

Miten varmistaa skannatun allekirjoituksen turvallinen käyttö?

1. Käytä allekirjoitettua dokumenttia yhdessä tunnistettavan asiayhteyden kanssa.
2. Säilytä alkuperäinen paperinen allekirjoitus varmassa paikassa.
3. Varmista osapuolten kirjallinen suostumus skannatun allekirjoituksen käyttöön.
4. Hyödynnä sähköposteissa ja dokumenteissa metatietoja ja lähettäjän sähköpostiosoitetta todistamaan viestin aitous.
5. Jos mahdollista, käytä vahvistettuja sähköisiä allekirjoitusratkaisuja silloin, kun asiakirjan laillinen pätevyys on tärkeää.

Vaihtoehtoiset sähköisen allekirjoituksen muodot

Nykyään sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä monin eri tavoin, ja niiden laillisuus on säädelty EU:n eIDAS-asetuksella. Vahva sähköinen allekirjoitus, kuten pankkitunnuksilla tehty allekirjoitus tai mobiilivarmenteen käyttö, tarjoaa korkeamman oikeudellisen pätevyyden kuin pelkkä skannattu allekirjoitus.

• Vahva tunnistautuminen: Pankkitunnukset, mobiilivarmenne, varmennekortit
• Digitaalisesti suojatut dokumentit: PDF-dokumenttien digitaalinen allekirjoitus, jossa on aikaleima ja varmenne
• Edistyneet sähköiset allekirjoitukset: joissa allekirjoittajan identiteetti ja allekirjoitus tallennetaan varmennetusti

Yhteenveto

Skannattu allekirjoitus voidaan käyttää laillisesti, kun osapuolet ovat siitä sopineet ja asiakirja ei vaadi virallista sähköistä allekirjoitusta. Tärkeää on tiedostaa sen rajoitukset erityisesti turvallisuuden ja oikeudellisen pätevyyden suhteen. Yrityksille ja yksityishenkilöille suositellaan vahvasti hyödyntämään vahvistettuja sähköisiä allekirjoitusmenetelmiä aina, kun kyseessä on merkittävä sopimus tai virallinen asiakirja. Näin varmistetaan sopimusten oikeudellinen pätevyys ja kokonaisvaltainen turvallisuus.

Digitaalisten allekirjoitusten turvallisuus ja tunnistamisen varmistaminen

Digitaaliset allekirjoitukset ovat nykyään keskeinen osa sähköistä asiointia, ja niiden turvallisuus on olennaista luottamuksen ylläpitämiseksi. Skannatun allekirjoituksen käyttö ei tarjoa samanlaista varmuutta, koska se on helposti kopioitavissa ja muokattavissa ilman näkyvää jälkeä. Tässä osiossa käsittelemme, miten digitaalisten allekirjoitusten turvallisuus voidaan varmistaa ja miten tunnistamisen luotettavuus voidaan taata.

Digitaalisen allekirjoituksen toimintaperiaate

Digitaalinen allekirjoitus perustuu salaukseen ja varmenteisiin, jotka takaavat allekirjoittajan henkilöllisyyden ja allekirjoituksen aitouden. Käytännössä allekirjoituksen yhteydessä luodaan salakirjoitettu tiiviste (hash), joka on sidottu allekirjoittajan yksityiseen avaimeseen.

• Yksityinen avain: Vain allekirjoittajalla on pääsy tähän, mikä takaa allekirjoituksen aitouden.
• Julkinen avain: Vastaanottaja voi tarkistaa allekirjoituksen aitouden vertaamalla allekirjoitusta julkiseen avaimeen.
• Varmenteet: Luotettavat kolmannet osapuolet (kuten viranomaiset) myöntävät varmenteita, jotka vahvistavat avainten oikeellisuuden.

Turvallisuuden avaintekijät

1. Varmenteiden luotettavuus – varmista, että käytetään hyväksyttyjä ja päteviä varmenteiden myöntäjiä.
2. Avainparien hallinta – yksityiset avaimet on säilytettävä suojatuissa ympäristöissä, kuten älykkäissä korteissa tai turvallisissa ohjelmistoalustoissa.
3. Allekirjoitusprosessin eheys – varmista, että allekirjoitettava dokumentti ei muutu allekirjoituksen jälkeen.

Skannatun allekirjoituksen riskit ja haasteet

Skannattu allekirjoitus on tavallisesti kuva tai tiedosto, joka voidaan liittää sähköisiin asiakirjoihin. Sen laillinen pätevyys on kyseenalainen ilman erillisiä turvatoimia. Se on altis seuraaville riskeille:

• Kopiointi ja väärinkäyttö – skannattu allekirjoitus voidaan helposti kopioida ja käyttää luvattomasti.
• Väärennökset – ilman tunnistamista ja vahvistamista on vaikea erottaa aitoa allekirjoitusta väärennöksestä.
• Ei automaattista varmentamista – skannattu allekirjoitus ei itsessään tarjoa mekanismia allekirjoittajan henkilöllisyyden todentamiseen.

Turvallisuusratkaisuja skannatulle allekirjoitukselle

Jos skannattua allekirjoitusta halutaan käyttää, on hyvä ottaa käyttöön lisätoimet turvallisuuden parantamiseksi:

• Varmennepohjainen tunnistus – yhdistämällä skannattu allekirjoitus digitaaliseen varmenteeseen voidaan lisätä luotettavuutta.
• Asiakirjan muuttumattomuuden tarkistaminen – allekirjoituksen yhteydessä voidaan käyttää digitaalista tiivistettä, joka varmistaa, ettei asiakirjaa ole muokattu.
• Lisätodistukset, kuten sähköpostivahvistukset, IP-osoitteen tallentaminen tai kaksivaiheinen tunnistautuminen.

Esimerkki: Digitaalisen allekirjoituksen käyttö sopimuksissa

Yritys X käyttää digitaalisia allekirjoituksia sopimusten allekirjoittamiseen. Näin varmistetaan, että sopimus ei muutu allekirjoituksen jälkeen, ja molemmat osapuolet voidaan luotettavasti tunnistaa. Tämä on osoittautunut erityisen hyödylliseksi, kun allekirjoitusprosessi toteutetaan etänä, kuten pandemian aikana.

Tilastojen mukaan yli 70 % suomalaisyrityksistä hyödyntää digitaalisia allekirjoituksia vähentääkseen paperityötä ja parantaakseen turvallisuutta.

Yhteenvetona

Digitaalinen allekirjoitus tarjoaa selkeät turvallisuus- ja tunnistamisominaisuudet, jotka tekevät siitä luotettavan vaihtoehdon sähköiseen asiointiin. Skannattu allekirjoitus voi toimia apuvälineenä, mutta sen käyttö ilman erillisiä varmistusmenetelmiä sisältää merkittäviä riskejä.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mikä on skannattu allekirjoitus?

Skannattu allekirjoitus on fyysisesti paperille tehty allekirjoitus, joka on digitoitu kuvatiedostoksi ja sitä voidaan käyttää sähköisissä asiakirjoissa.

Onko skannattu allekirjoitus laillisesti sitova?

Skannattu allekirjoitus voi olla laillisesti sitova, mutta sen pätevyys riippuu asiakirjan luonteesta ja osapuolten sopimuksista.

Milloin skannattu allekirjoitus ei ole hyväksyttävä?

Joissakin virallisissa tai erityisen tärkeissä asiakirjoissa vaaditaan vahvempi sähköinen tunnistus tai notaarin vahvistus, jolloin pelkkä skannattu allekirjoitus ei riitä.

Miten varmistaa skannatun allekirjoituksen aitous?

Voit käyttää esimerkiksi sähköisiä allekirjoitustyökaluja, jotka lisäävät aikaleiman ja varmistavat asiakirjan eheyden.

Voiko skannattua allekirjoitusta käyttää sopimuksissa?

Kyllä, sopimuksissa voidaan käyttää skannattua allekirjoitusta, jos osapuolet hyväksyvät sen ja laki ei vaadi vahvempaa allekirjoitustapaa.

Jätäthän kommenttisi alle ja kerro kokemuksestasi skannattujen allekirjoitusten käytöstä! Tutustu myös muihin artikkeleihimme verkkosivustollamme, jotka käsittelevät sähköisiä allekirjoituksia ja digitaalista sopimista.