Miten Toimit Maksmuistutuksen Kanssa Yritykselle Oikein

✅ Toimi tehokkaasti: lähetä selkeä maksumuistutus, noudata aikatauluja ja säilytä ammattimainen ote yritysviestinnässä.

Maksmuistutuksen toimittaminen yritykselle oikein tarkoittaa sitä, että muistutuslähetys tehdään selkeästi ja asiallisesti sekä lain ja hyvien käytäntöjen mukaisesti. Ensimmäinen vaihe on varmistaa, että maksumuistutuksen tiedot ovat oikein ja sisältävät kaikki tarvittavat tiedot, kuten laskun eräpäivä, maksettava summa, maksajan ja vastaanottajan tiedot sekä yhteystiedot mahdollisia kyselyitä varten. Maksumuistutus tulee toimittaa kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse tai postitse, ja siinä on hyvä olla myös ohjeet maksun suorittamiseen ja mahdollisista seuraavista toimenpiteistä, jos maksua ei suoriteta.

Tässä artikkelissa käymme läpi vaihe vaiheelta, miten maksumuistutus toimitetaan yritykselle oikein. Käymme läpi sekä lain asettamat vaatimukset että käytännön vinkit muistutuksen laatimiseen. Lisäksi käsittelemme tilanteet, joissa maksua ei saada muistutuksesta huolimatta, ja mitä vaihtoehtoja yrityksellä tällöin on tilanteen ratkaisemiseksi.

Mikä on maksumuistutus ja miksi se on tärkeä?

Maksumuistutus on viesti, jolla myyjä tai palveluntarjoaja muistuttaa ostajaa erääntyneestä tai lähestyvästä maksusta. Se on tärkeä osa yrityksen luottotappioiden ehkäisyä ja kassavirran hallintaa.

Maksumuistutuksen sisältö

• Yrityksen nimi ja yhteystiedot
• Laskun numero ja eräpäivä
• Maksun määrä
• Mahdolliset viivästyskorko- ja perintäkulut
• Maksutiedot (tilinumero, viitenumero)
• Selkeä kehotus maksaa lasku ja ohjeet, kuinka toimia, jos maksussa on ongelmia

Miten toimittaa maksumuistutus oikein yritykselle?

Yritykselle lähetettävä maksumuistutus kannattaa toimittaa kirjallisesti, ja suosituimmat tavat ovat sähköposti ja kirje. Sähköpostimuistutus on nopea ja kustannustehokas, mutta kirjeellä voidaan varmistaa, että muistutus on vastaanotettu, mikäli maksaja ei reagoi sähköpostiin.

Vaiheittainen ohjeistus:

1. Tarkista laskun tiedot: Varmista, että lasku on lähetetty oikein ja eräpäivä on jo mennyt tai lähestyy.
2. Laadi selkeä muistutus: Käytä asiallista ja kohteliasta kieltä, mutta korosta maksun tärkeyttä.
3. Lisää maksuohjeet: Selkeästi, jotta maksaja tietää miten ja mihin maksusuoritus tehdään.
4. Toimita muistutus: Lähetä sähköpostilla tai postitse.
5. Seuraa tilannetta: Jos maksu ei tapahdu, lähetä tarvittaessa toinen muistutus tai ota yhteys puhelimitse.

Mitä tehdä, jos maksumuistutuksesta huolimatta maksua ei saada?

Jos maksumuistutus ei johda maksusuoritukseen, yrityksellä on mahdollisuus lähettää toinen muistutus tai siirtyä perintätoimenpiteisiin. On tärkeää dokumentoida kaikki lähetetyt muistutukset ja yhteydenotot, jotta perintäprosessi voidaan tarvittaessa toteuttaa asianmukaisesti.

Vinkkejä maksumuistutuksen onnistumiseen:

• Pidä viestintä selkeänä ja ammattimaisena
• Muista ilmoittaa mahdollisista lisäkuluista, kuten viivästyskoroista
• Tarjoa maksuvaihtoehtoja ja joustoa, mikäli asiakas ilmoittaa maksuhäiriöistä
• Hyödynnä tarvittaessa ulkopuolista perintätoimistoa

Maksumuistutuksen lähettämisen juridiset vaatimukset ja määräajat

Maksumuistutus on tärkeä oikeudellinen työkalu, jonka avulla yritys voi varmistaa saataviensa perinnän ennen mahdollisten oikeustoimien aloittamista. On välttämätöntä tuntea tarkasti ne juridiset vaatimukset ja määräajat, jotka koskevat maksumuistutuksen lähettämistä.

Juridiset vaatimukset maksumuistutukselle

Maksumuistutuksen tulee sisältää tietyt olennaiset tiedot, jotta se täyttää lain asettamat vaatimukset:

• Velan tarkka summa – muistutuksessa on eriteltävä, mikä summa on maksamatta.
• Viivästyskorko ja mahdolliset kulut – lain mukaan viivästyskorosta on ilmoitettava selkeästi.
• Maksuehto ja maksuaika – on ilmoitettava, mihin mennessä maksu tulee suorittaa.
• Yrityksen yhteystiedot – jotta velallinen voi ottaa yhteyttä tai selvittää asiaa.
• Perintätoimenpiteiden mahdollinen aloittaminen – muistutus voi sisältää varoituksen jatkotoimista, mikäli maksu myöhästyy edelleen.

Määräajat maksumuistutuksen lähettämiselle

Maksumuistutuksen lähettämiselle ei ole Suomessa tarkkaa lainsäädännöllistä aikarajaa, mutta yleisesti suositellaan muistutuksen lähettämistä heti, kun laskun eräpäivä on ohitettu. Yrityksen kannattaa kuitenkin toimia mahdollisimman nopeasti, jotta saatava ei vanhene.

Suomen lainsäädännön mukaan saatavan vanhentumisaika on pääsääntöisesti 3 vuotta siitä hetkestä, kun velka olisi pitänyt maksaa.

Suositeltavat käytännöt maksumuistutusten lähettämiseen

1. Lähetä ensimmäinen muistutus viipymättä laskun eräpäivän jälkeen, yleensä noin 7-14 päivän kuluessa.
2. Toinen muistutus voidaan lähettää noin 14 päivää ensimmäisen jälkeen, mikäli maksua ei vielä ole suoritettu.
3. Selkeä ja asiallinen viestintä auttaa säilyttämään hyvän asiakassuhteen myös muistutuksia lähetettäessä.
4. Säilytä kirjallinen dokumentaatio kaikista lähettämistäsi muistutuksista mahdollisia oikeudellisia toimia varten.

Esimerkkitilanne

Yritys ABC Oy lähettää asiakkaalleen laskun, jonka eräpäivä on 1.6.2024. Mikäli maksua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä, ABC Oy lähettää ensimmäisen maksumuistutuksen 10.6.2024, jossa muistutetaan maksun viivästymisestä ja ilmoitetaan viivästyskorko. Mikäli maksua ei tämänkään jälkeen saada, toinen muistutus lähtee 24.6.2024. Tällä tavoin yritys varmistaa, että kaikki juridiset vaatimukset ja määräajat tulevat täytetyiksi, ja sillä on vahva pohja mahdollisia perintätoimia varten.

Usein kysytyillä kysymyksillä

Mitä maksumuistutus tarkoittaa?

Maksumuistutus on yritykselle lähetettävä kirje tai viesti, jossa muistutetaan erääntyneestä maksusta ja pyydetään suoritusta mahdollisimman pian.

Milloin on oikea aika lähettää maksumuistutus?

Maksumuistutus kannattaa lähettää heti, kun laskun eräpäivä on ylittynyt ja maksu ei ole tullut perille sovitussa ajassa.

Kuinka monta maksumuistutusta tulisi lähettää?

Yleensä riittää yksi tai kaksi maksumuistutusta, jotta yritys saa tiedon viivästyneestä maksusta, mutta tilanteesta voi riippua myös jatkotoimet.

Mitä tietoja maksumuistutuksessa tulee olla?

Muistutuksessa tulee olla laskun tiedot, eräpäivä, viivästyskorko, maksutiedot sekä yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten.

Voiko maksumuistutus aiheuttaa lisämaksuja asiakkaalle?

Kyllä, maksumuistutus voi sisältää viivästyskorkoja ja muistutusmaksuja, jotka asiakas on velvollinen maksamaan erääntyneen laskun lisäksi.

Mitä tehdä, jos yritys ei reagoi maksumuistutukseen?

Jos maksua ei edelleenkään suoriteta, on hyvä harkita perintätoimia tai oikeudellista neuvontaa tilanteen ratkaisemiseksi.

Maksumuistutuksen avainkohdat

• Ajoitus: Lähetä heti eräpäivän jälkeen, kun maksu puuttuu.
• Selkeys: Kirjoita selkeä, asiallinen ja lyhyt muistutus.
• Tiedot: Ilmoita laskun numero, summa, eräpäivä ja maksutapa.
• Viivästyskulut: Mainitse mahdolliset viivästyskorot ja muistutusmaksut.
• Yhteystiedot: Tarjoa yhteystiedot, johon asiakas voi ottaa yhteyttä.
• Jatkokäsittely: Kerro seurauksista, jos maksua ei suoriteta, kuten perintätoimet.

Oletko saanut hyödyllistä tietoa maksumuistutusten lähettämisestä? Jätä kommenttisi alle ja kerro omat kokemuksesi! Muistathan myös tutustua muihin artikkeleihimme, jotka voivat auttaa sinua talouden hallinnassa ja yrityksen arkisissa prosesseissa.